Vol. 4 Núm. 009 Suplemento CICA Multidisciplinario
Enero-Junio 2020
GESTIÓN CONTABLE PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES EN LAS EMPRESAS QUE EXPENDEN PRODUCTOS VETERINARIOS EN EL CANTÓN EL CARMEN
ACCOUNTING MANAGEMENT TO IMPROVE DECISION-MAKING IN COMPANIES THAT SELL VETERINARY PRODUCTS IN THE CANTON OF EL CARMEN
GESTÃO CONTÁBIL PARA MELHORAR A TOMADA DE DECISÃO NAS EMPRESAS QUE COMERCIALIZAM PRODUTOS VETERINÁRIOS NO CANTÃO DE EL CARMEN
AUTORES
Henrry Marcelino Pinargote Pinargote[1] email: Henrry.pinargote@uleam.edu.ec
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí Ecuador
Mónica Elizabeth Benalcázar Paladines[2] email: monica.benalzacar@uleam.edu.ec
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí Ecuador
Pablo Edison Ávila Ramírez[3] autor para correspondencia: pablo.avila@uleam.edu.ec
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí Ecuador
Alexandra Auxiliadora Mendoza Vera[4] email: alexandra.mendoza@uleam.edu.ec
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí Ecuador
Richard Fernando Hurtado Guevara[5] email: richard.hurtado@uleam.edu.ec
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí Ecuador
Recibido: 27/02/2020 Aceptado: 17/05/2020 Publicado: 30/06/2020
RESUMEN
Esta investigación se realizó con el objetivo de conocer si las pequeñas empresas dedicadas a la comercialización de insumos veterinarios cuentan con un sistema contable que les proporcione un soporte apropiado para desenvolver sus actividades económicas con información real y confiable. Además, se busca implementar conocimiento acerca del análisis financiero y su aplicación para que las empresas tengan una buena toma de decisiones con el fin de incrementar sus ganancias. Para obtener los datos se realizaron entrevistas dirigidas al personal que trabaja en las clínicas veterinarias, teniendo en cuenta a las personas que poseen potestad de tomar decisiones en dichas empresas. Como resultado se observó que no existe gestión contable-financiera en las empresas expendedoras de productos veterinarios en el cantón El Carmen; no cuentan con un sistema contable teniendo como consecuencia un registro manual de las transacciones en la minoría de los casos. En la mayoría de las empresas se omitía un registro ya sea manual peor aún automatizado, registro de clientes, un control de inventarios, los mismos que son fuente principal de la naturaleza del negocio. Otro hallazgo importante fue el desconocimiento del análisis financiero, generando desventajas para sus negocios, dificultando la obtención de préstamos viables en instituciones financiaras con el fin de incrementar su liquidez; como también el no contar con el uso de herramientas como el análisis horizontal, vertical y aplicación de las razones financieras las cuales afectan la buena toma de decisiones para sus empresas.
PALABRAS CLAVES: Gestión contable, toma de decisiones, empresas veterinarias, análisis financiero.
ABSTRACT
This research was carried out with the objective of knowing if the small companies dedicated to the commercialization of veterinary supplies have an accounting system that provides them with appropriate support to carry out their economic activities with real and reliable information. In addition, it seeks to implement knowledge about financial analysis and its application so that companies have good decision making to increase their profits. To obtain the data, interviews were conducted with the personnel working in veterinary clinics, considering the people who have the power to make decisions in these companies. As a result, it was observed that there is no accounting-financial management in the vending companies of veterinary products in the El Carmen canton; they do not have an accounting system, resulting in a manual record of transactions in the minority of cases. In most companies, a record was omitted, be it worse yet technical manual, customer record, inventory control, the same ones that are the main source of the nature of the business. Another important finding was the ignorance of financial analysis in said personnel, generating disadvantages for their businesses, making it difficult to obtain viable loans from financial institutions in order to increase their liquidity; as well as not having the use of tools such as horizontal and vertical analysis and application of financial ratios affects good decision making for their companies.
KEYWORDS: Accounting management, decisions, companies’ veterinarian, financing.
RESUMO
Esta pesquisa foi realizada com o objetivo de saber se as pequenas empresas que se dedicam à comercialização de insumos veterinários possuem um sistema de contabilidade que lhes proporcione o suporte adequado para o desenvolvimento de suas atividades econômicas com informações reais e confiáveis. Além disso, busca implementar conhecimentos sobre análise financeira e sua aplicação para que as empresas tenham uma boa tomada de decisões a fim de aumentar seus lucros. Para a obtenção dos dados, foram realizadas entrevistas com o pessoal que trabalha em clínicas veterinárias, tendo em consideração as pessoas que têm poder de decisão nas referidas empresas. Como resultado, observou-se que não há gestão contábil-financeira nas empresas de venda de produtos veterinários do cantão El Carmen; não possuem sistema de contabilidade, resultando em registro manual das transações na minoria dos casos. Na maioria das empresas, foi omitido um registro manual, pior ainda automatizado, registro do cliente, controle de estoque, os mesmos que são a principal fonte da natureza do negócio. Outro dado importante foi o desconhecimento da análise financeira, gerando desvantagens para seus negócios, dificultando a obtenção de empréstimos viáveis junto às instituições financeiras para aumentar sua liquidez; além de não contar com a utilização de ferramentas como análise horizontal e vertical e aplicação de fundamentos financeiros que afetem a boa tomada de decisão de suas empresas.
PALAVRAS-CHAVE: Gestão contábil, tomada de decisão, empresas veterinárias, análise financeira.
INTRODUCCIÓN
La contabilidad es la base en la cual se fundamentan las decisiones financieras, es por esto, que cualquier tipo de actividad económica no debe encontrarse ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Se dedica a clasificar los hechos económicos que suceden en las empresas o negocios convirtiéndose en el eje central para realizar diversos procedimientos que guiaran a la obtención del máximo rendimiento económico que implica constituir una empresa (Mora, 2017). Entre sus funciones se encuentra conciliar, gestionar y emitir información de manera apropiada para el proceso de selección de decisiones acertadas, debido a esto, una de sus características es ser ordenada por lo que se deberá llevar un registro de todas las transacciones económicas, de aquí surge la importancia de implementar una contabilidad adecuada que vaya acorde a la actividad de cada entidad para magnificar el desarrollo y progreso del negocio (Reyes, 2020).
En la actualidad los negocios constantemente están diseñando e implementando tanto sistemas como mecanismos con el fin de facilitar el registro de sus operaciones diarias, se debe destacar que la información se ha convertido en unos de los recursos más importantes puesto que está definiendo la posición de una compañía y el modo en que esta puede competir. Los negocios basan su dirección en la información que se considera relevante para una adecuada elección de decisión. Todas las empresas deben poseer un esquema de datos que permita una evaluación del estado actual, las operaciones que se encuentran realizando y de estos movimientos verificar el comportamiento de la empresa para su análisis financiero, administrativo y tributario (Mora, 2017). Es importante destacar el uso de índices financieros y demás herramientas para interpretar la situación económica-financiera de las empresas para considerar las inversiones que deben realizar, el apalancamiento más viable, el porcentaje de rentabilidad que deben establecer con el fin de lograr una estadía en el mercado como también su respectivo crecimiento.
Para determinar aspectos de revisión y conocer más de cerca la temática planteado se realizó entrevistas a personal especializado, veterinarios que en su totalidad coincidieron que no cuenta con un sistema de control para realizar adecuadas toma de decisiones, a pesar de que realizan créditos para ampliar la gama de productos y servicios en sus clínicas veterinarias y centros de servicios y expendios de productos veterinarios, es importante además determinar que la mayoría de locales son arrendados (tema de análisis posterior). Por último, es importante determinar que la entrevista realizada con los profesionales veterinarios se logró determinar que al no existir un adecuado control de inventarios la gestión contable no es exacta, muchos llevan el control en libros o en sistemas de control manual y no influyen en los controles financieros. La explicación de la temática planteada deja elementos que ha futuro permitirán realizar investigaciones en el contexto propuesto.
Concepto de sistema de información contable
Un sistema de información contable hace referencia a los métodos, procedimientos y los recursos que son utilizados por la entidad con el fin de llevar un control de las actividades financieras y resumirlas de una manera útil para acertadas decisiones. La información contable obtenida puede clasificarse en dos categorías: 1) contabilidad externa o financiera y 2) contabilidad interna o de costos. La primera hace referencia a la información que se facilita al público en general y que no es participe en la administración de la empresa (accionistas, acreedores, clientes, proveedores, analistas financieros) permitiendo obtener información sobre la posición financiera de la empresa, el grado de liquidez que posee y la rentabilidad que la misma tiene (Josar, 2017).
La segunda estudia las relaciones existentes entre costos-beneficios-volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, además permite realizar la planificación y el control de producción, facilitando decisiones correctas acerca de los precios, los presupuestos y la política sobre el capital. La información obtenida no se difunde al público, dado que tiene como objetivo esencial facilitar la actividad de distintos departamentos, directivos y a los planificadores para desempeñar de manera adecuada sus funciones (Josar, 2017).
Proceso contable
En la actualidad han ocurrido muchos cambios que obligan a las empresas a adaptarse de manera continua, aquellas que logran alcanzar el éxito son las administradas de manera profesional, basadas en información precisa, objetiva y oportuna en muchos aspectos (Picazo, 2012). El proceso contable es una herramienta que brinda información de carácter muy importante acerca de la conducción o manejo de un negocio, es un conjunto de pasos lógicos ordenados que el contador debe seguir, indicados en la Figura 1.
Entre sus funciones se encuentra reconocer, valorar y presentar la información contable de cada operación realizada, como también aquella información acumulada por cada cierto período de tiempo para facilitar la evolución y control tanto de recursos económicos como de los financieros (Zapata, 2017).En resumen el proceso contable consta de una serie de pasos que poseen un orden cronológico con el fin de recopilar y analizar la información económica de una empresa, esta se representa mediante los estados financieros para una correcta toma de decisiones.
Figura 1. Proceso contable
Fuente: (Zapata, 2017). Contabilidad General. Ediciones McGraw.Hill. Elaborado por los autores de la investigación.
Desde estos apartados es importante destacar que el proceso contable y sus elementos son de suma importancia en la gestión de los accionistas de cualquier negocio, la contabilidad es el registro sistemático y cronológico de las operaciones realizadas por los empresarios, con el objetivo de producir información económica y financiera que le permitan a los responsables de la organización tomar decisiones en cada momento (Sánchez & Tarodo, 2015), elementos del proceso que deben ser llevados con orden y actualizada a cada momento.
Elementos del proceso contable
El proceso contable inicia con el reconocimiento de la operación, esta actividad implica contacto con la documentación de sustento (facturas, recibos, notas de crédito, entre otros) y realizar el análisis que conlleve a la identificación de la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas. Luego se realiza la jornalización o registro inicial (libro diario), seguido de la Mayorización en donde se traslada sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran jornalizados (en el libro diario), después se realiza el balance de comprobación en donde se verifica las sumas y saldos (cumplimiento de la partida doble) y para finalizar se elaboran los estados financieros (estados de resultados, balance financiero, estado de flujos de efectivo y cambios en la situación patrimonial) (Zapata, 2017).
Utilización de la información financiera
La contabilidad como se ha revisado es más que la creación de registros e informes, su objetivo final es usar la información obtenida para su análisis e interpretación. Todas aquellas cantidades que han sido obtenidas deben ser comprendidas por los contadores, de esta manera se busca una relación entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudiando el efecto de las diferentes alternativas que se tiene. Es importante tener conocimiento acerca de la contabilidad para de esta manera reconocer las limitaciones que la misma posee (Josar, 2017).
Características de un sistema de información contable efectivo
Un buen diseño de un sistema de información debe constar con características como control, compatibilidad, flexibilidad y una relación costo-beneficio que sea aceptable. En cuanto a la primera característica, un sistema debe otorgar a la administración un buen control sobre las operaciones que la empresa realiza, haciendo uso de herramientas como los controles internos que son métodos y procedimientos que los negocios utilizan para autorizar operaciones, proteger activos y asegurar la exactitud de los registros. Para asegurar la compatibilidad la empresa debe opera sin problemas con la estructura, el personal y las características especiales que posea un negocio en particular.
Objetivos de la información contable
El objetivo de esta información es conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, la obligación para transferir recursos a otros entes, cambios que estos recursos hayan experimentado y el resultado que se ha obtenido en el período. Los principales objetivos se mencionan a continuación (Josar, 2017).
- Predecir flujos de efectivo.
- Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
- Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
- Evaluar la gestión de los administradores.
- Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
- Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
- Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
- Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.
En este tipo de empresas es necesario considerar la influencia que tienen las decisiones financieras e inversiones que todo empresario veterinario pueda realizar, para lograr mantenerse en un buen estado económico que le proporciona las ventas de manera más eficaz, el dueño de la empresa veterinaria debe tener conocimiento de cómo manejar de manera correcta la inversión financiera de su empresa y tener conocimientos actualizados como complemento de sus buenas decisiones.
Productos veterinarios
Los productos veterinarios se utilizan como herramientas para la prevención y el control de las enfermedades en los animales. Según la Organización Mundial de Sanidad Animal (oie) se incluye entre estos a las vacunas, medicamentos veterinarios como por ejemplo los agentes antimicrobianos y los kits de diagnóstico. Con el objetivo de realizar un control sanitario efectivo y duradero que reduzca el riesgo tanto para las personas como también para los animales (oie, 2020).
Mercado de insumos veterinarios
En la actualidad la industria que gira alrededor de las mascotas ha generado oportunidades de innovación como también fuentes de empleo. Existe una gran cantidad de productos y servicios para ofertar, según Agrocalidad se estima alrededor de 330 marcas solo en artículos veterinarios. Entre alimentos, fármacos, cosméticos, juguetes, accesorios y gran variedad de servicios hacen que las necesidades que poseen las mascotas se transformen en una atractiva oportunidad para emprender un negocio (Tamba, 2019). Según los datos de Agrocalidad entre diciembre del año 2018 y mayo del año 2019 la cantidad de empresas que se dedican a satisfacer las necesidades de las mascotas incrementó de 278 a 307.
Por otra parte, se debe destacar que el Ecuador es un país con una alta producción de leche y carne, el proceso que se sigue no resulta fácil y tiene altos costos, lo cual indica una oportunidad de negocio, teniendo en cuenta que los animales necesitan chequeos veterinarios cada 24 días, vacunas anualmente, constante desparasitación y alimentación (El Productor, 2011).
Es de suma importancia el conocimiento empresarial como también la puesta en marcha de métodos en la gestión veterinaria, en algunos casos la falta de interés, la ausencia de la necesidad de cambio, así como también la falta de planeación y dirección en las empresas dan como resultado muchos tropiezos. En las etapas iniciales de la empresa el dueño (generalmente el veterinario) opta por cumplir todos los roles de la empresa (desde bañar las mascotas hasta encargarse del pago de impuestos), llevándolo a la necesidad de tener un crecimiento serio en su empresa (Guerra, 2013).
Para (Guerra, 2013), aprender a tener conocimiento empresarial y puesta en marcha de métodos de gestión Veterinaria es tan necesaria como el alimento de cada día, algunas veces la falta de interés, la falta de necesidad de cambio, así como la falta de planeación y dirección de la empresa ha hecho encontrar con ciertos tropiezos al dueño de la veterinaria, pasada la romántica etapa inicial, en la que el veterinario opta por hacerlo todo (desde atender y bañar mascotas hasta pagar los impuestos), llega el momento de sentir la necesidad de crecer pero enserio.
MATERIALES Y MÉTODOS
Es indispensable el conocimiento de sus procesos y sus registros de manera eficiente para determinar la existencia de réditos económicos para el empresario veterinario, la metodología está determinada por fuentes primarias como son las fuentes bibliográficas y fuentes secundarias que en este proceso es estructurada por la entrevista, realizada con el fin de conocer acerca de mejorar las decisiones de las empresas que expenden productos veterinarios del cantón el Carmen, si cuentan con el sistema contable en sus dispositivos, la forma en que realizan sus declaraciones del impuesto a la renta, también si cuentan con préstamos bancarios y cuál es la cuota que pagan por este, porque contar con un crédito resulta beneficioso en ciertas ocasiones, si están consciente de cuanto les ingresa mensual a su empresa, si el local con el cual cuentan es propio o arrendado y en caso de ser arrendado si obtienen buenas ganancias , si consideran que una mala inversión puede afectar la situación económica de su empresa, a veces hacen negocios sin medir la situación actual financiera que ayuda para la toma de decisiones, porque contar con información financiera siempre se va a ayudar a mejorar el financiamiento de sus empresas, contar con todos los elementos que en la entrevista conos profesionales del área en estudio han arrojado.
Es necesario tomar en consideración que los locales donde funcionan los centros de expendios de productos veterinarios y servicios son arrendados, los inventarios se los lleva de manera empírica, esto afecta de manera directa la gestión contable y más aún, la toma de decisiones para el manejo de estrategias que les permitan determinar la rentabilidad en cada una de sus actividades.
RESULTADOS
Con la aplicación de las encuestas y entrevistas realizadas al personal inmerso en las veterinarias del Cantón el Carmen, se llegó a establecer la falta de un sistema contable y la aplicación de análisis financiero para la buena toma de decisiones, contar con todos los elementos que en la entrevista a los profesionales del área en estudio han arrojado.
Se indagó sobre las deficiencias que trae el no uso de un sistema contable, la pérdida de recurso tiempo y pérdida de la objetividad en el proceso de la contabilización de las diversas actividades diarias de la empresa. Así como también la implementación de un sistema contable brindaría la seguridad de la información que nos proporcionarían los estados financieros para proceder a realizar el respectivo análisis, en lo referente a la liquidez, rentabilidad, administración de activos y apalancamiento.
Figura 1. Ingreso y salida de productos veterinarios
Fuente: Los investigadores 2020, entrevista realizada a los profesionales del campo veterinario
Los resultados encontrados en la determinación e importancia de contar con un sistema de gestión contable en la empresa o negocio el no uso de un sistema contable, el 90% de los entrevistados creen en la importancia de controlar el ingreso y salida de sus productos, además, están conscientes que el no realizarlo trae consigo la pérdida de recurso tiempo y pérdida de la objetividad en el proceso de la contabilización de las diversas actividades diarias de la empresa. Así como también la implementación de un sistema contable brindaría la seguridad de la información que nos proporcionarían los estados financieros para proceder a realizar el respectivo análisis, en lo referente a la liquidez, rentabilidad, administración de activos y apalancamiento.
Figura 2. Mejoramiento en la infraestructura de locales
Fuente: Los investigadores 2020, entrevista realizada a los profesionales del campo veterinario
Con el objeto de determinar la importancia de mejorar los locales para la atención a sus clientes el 80% de los entrevistados determinaron que es necesario contar con herramientas de gestión contable y control para poder realizar inversiones en el mejoramiento de sus unidades de negocios, también es necesario acatar que al no contar con un adecuado control de sus empresas existe resistencias para mejorarlos a cuentas de que la inversión no de los resultados esperados, muestra que no existen herramientas en este importante sector económico del cantón.
DISCUSIÓN
La gestión contable como se ha determinado es elemental e importante, para un gestión optima y profesional de administrar o dirigir entidades productivas, este estudio hay demostrado efectivamente y de manera objetiva la importancia de la aplicación de la contabilidad específicamente para la toma de decisiones.
CONCLUSIONES
En base a los resultados obtenidos en esta investigación, podremos afirmar que este tipo de empresas carecen de la aplicación de sistemas contables, que les facilite una información confiable, como también se observó la inexistencia de análisis financiero, el mismo que contribuiría a facilitar la información requerida en un determinado momento, para la toma de decisiones correctas, referente al incremento de capital de trabajo, abastecimiento de inventarios, otorgamiento de créditos, compra de activos, apalancamiento adecuado.
Al realizar las entrevistas y aplicar la metodología se observó que no llevan registro de las actividades concernientes al control de sus ingresos y gastos, lo realizan de manera precaria, básica, empíricamente. No poseen una guía para el direccionamiento sobre las mejores opciones de financiamiento de fondos para incrementar sus inventarios, aprovechar descuentos en compras en efectivo, es decir no aplican ninguna herramienta de análisis financiero para su crecimiento.
Estas empresas veterinarias representadas por sus dueños, gerentes, administradores o representantes legales no cuentan con la orientación necesaria para esta implementación, manejo y dirección ocasionando un estancamiento en el desarrollo de todas las actividades relacionadas al control, dirección y financiamiento de sus operaciones cotidianas, obteniendo un resultado deficiente en el conocimiento acerca de la rentabilidad de la empresa.
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